出張手当とは？相場や非課税になるルールをわかりやすく解説
出張で支払われるお金には交通費や日当などがあり、何が出張手当にあたるのか、その意味や実費精算との違いが分からず困ることがあります。
この記事を読めば、出張手当の定義から相場、非課税になるルールまで正しく理解でき、自社の規定作成や経費精算、あるいは自身の受給額の妥当性を客観的に判断できるようになります。
目次
出張手当（日当）とは？交通費や宿泊費などの実費精算との違いを解説
出張手当とは、一般的に「日当」とも呼ばれ、従業員が出張業務に従事する際に、交通費や宿泊費とは別に会社から支給される一定額のお金のことです。
この手当の基本的な考え方は、通常の勤務地を離れて業務を行うことで生じる、食事代や少額の交通費、通信費といった細かな経費の補填、そして出張に伴う精神的・肉体的な負担を慰労する意味合いを持ちます。
実費精算が基本の交通費や宿泊費とは異なり、領収書の提出を必要としない定額支給が一般的で、経理上の区分も明確に分けられます。
この手当を非課税で支給することにより、会社と従業員の双方にメリットが生まれます。
そもそも出張手当（日当）はどのような目的で支給されるのか
出張手当が支給される主な目的は、従業員の経済的負担の軽減と、出張という通常とは異なる労働環境に対する慰労です。
出張中は、普段の勤務では発生しない昼食代・夕食代の増加や、訪問先での細かな移動費、通信費など、領収書の取得が難しい雑費が発生しがちです。
これらの実費を補填するというのが第一の理由です。
また、慣れない土地での業務遂行や、長時間移動、私生活への影響といった精神的・肉体的な負担を軽減し、従業員のモチベーションを維持するという慰労の趣旨も含まれています。
交通費や宿泊費を精算する「出張経費」との明確な違い
出張手当と「出張経費」の最も明確な違いは、その精算方法と性質にあります。
出張経費は、新幹線代や航空券代といった交通費、ホテル代などの宿泊費のように、業務遂行に直接必要で、かつ金額が明確な費用を指します。
これらの経費は、原則として領収書に基づき実費精算されるのが一般的です。
一方、出張手当は、前述の通り出張中の食事代や雑費を補うための定額支給であり、使途を証明する領収書の提出は不要です。
会計上の扱いも、出張経費と出張手当は「旅費交通費」という同じ勘定科目で処理されますが、その内訳や支給の考え方は明確に区分されます。
出張手当が会社と従業員の双方にもたらす大きなメリット
出張手当が会社と従業員の双方にもたらす大きなメリット
出張手当制度は、適切に運用することで会社と従業員の両方に大きなメリットをもたらします。
特に「節税」という観点から、双方にとって有益な制度です。
会社にとっては法人税や社会保険料の負担軽減につながり、従業員にとっては実質的な収入アップとなる効果が期待できます。
この手当が給与ではなく経費として扱われることが、これらのメリットを生み出す鍵となります。
次の項目では、このメリットを非課税で享受するための具体的な条件を解説します。
【会社側のメリット】法人税や社会保険料の負担を軽減できる
会社側にとっての最大のメリットは、節税効果です。
出張手当は、旅費交通費として損金に算入できるため、その分会社の利益が圧縮され、法人税の課税対象額を減らすことができます。
また、出張手当は所得税法上、給与とは見なされないため、社会保険料の算定基礎からも除外されます。
従業員に同額の金銭を給与や賞与として支給する場合と比較して、会社が負担する社会保険料が増えないというメリットもあります。
これにより、会社は人件費コストを抑えながら、従業員への実質的な還元を実現できるのです。
【従業員側のメリット】所得税の対象外となり手取り額が増える
従業員側のメリットは、手取り収入が実質的に増える点です。
出張手当は、所得税法において非課税所得として扱われます。
これは、出張手当が労働の対価である「給与」ではなく、業務に必要な経費の補填と見なされるためです。
給与として支給されると所得税や住民税が課税されますが、出張手当にはかかりません。
例えば、2,000円の出張手当はそのまま2,000円として受け取れますが、給与が2,000円増えた場合は税金が引かれるため、手取り額はそれより少なくなります。
この非課税のメリットにより、従業員は出費を気にせず業務に集中でき、実質的な収入増につながります。
出張手当を非課税にするために満たすべき3つの条件
出張手当の節税メリットを享受するためには、税務署に経費として正しく認めてもらう必要があり、そのためには満たすべき要件があります。
この非課税のルールを無視して運用すると、後々の税務調査で指摘を受け、追徴課税のリスクが生じます。
非課税適用の根拠となるのは、「その旅行について通常必要と認められる」費用であるという基準です。
具体的には、出張の必要性、金額の妥当性、そして社内規程の整備という3つの条件をクリアすることが不可欠です。
これらの条件が、出張手当を正しく運用するための基盤となります。
条件1：業務の遂行上、必要性が認められる出張であること
出張手当が非課税として認められる大前提は、その出張自体が業務を遂行する上で客観的に見て必要不可欠であることです。
例えば、取引先との商談、支社での会議、遠隔地での現場作業など、明確な業務目的がなければなりません。
私的な旅行や、業務との関連性が薄い研修などは対象外です。
税務調査では、出張の目的や内容が問われるため、出張命令書や出張報告書といった書類で、その必要性や業務内容を客観的な根拠として示せるようにしておくことが要件となります。
条件2：支給される金額が社会通念上、妥当な範囲内であること
支給する出張手当の金額は、社会通念上、妥当な範囲内でなければなりません。
法律で上限額が定められているわけではありませんが、同業他社や同じくらいの事業規模の会社と比較して、著しく高額な場合は「給与」とみなされ、課税対象となる可能性があります。
一般的・客観的な基準として、企業の役職や出張先の地域などを考慮して金額に差を設けることは合理的とされていますが、その差が極端であってはなりません。
後述する相場データをひとつの目安とし、自社の基準が妥当な範囲に収まっているかを確認することが重要な要件です。
条件3：支給の根拠となる「出張旅費規程」が整備されていること
出張手当を非課税として運用するための最も重要な要件が、「出張旅費規程」という社内ルールを整備し、それに基づいて支給することです。
この規程には、出張の定義、適用対象者、支給額（役職別、日帰り・宿泊別など）、申請・精算手続きなどを具体的に明記します。
この規程がなければ、手当の支給に客観的な根拠がなく、税務署から恣意的な運用と判断されるリスクが高まります。
出張手当制度を導入する際は、必ずこの規程を作成・整備しなければなりません。
【最新データ】出張手当の平均相場はいくら？役職・形態別に紹介
出張手当の金額を設定する際、最も気になるのが「いくらが妥当か」という点です。
一般的・客観的な金額を設定する上で、他社の支給状況を参考にすることは非常に有効です。
ここでは、人事労務分野の情報機関である産労総合研究所の調査データを基に、国内出張・海外出張の平均的な相場を紹介します。
これらの数値を自社の出張手当を検討する際の目安として活用してください。
制度を導入する際は、これらの相場を参考に具体的な手順を踏むことが重要です。
国内出張における日当の平均額（役職別）
産労総合研究所の「2019年度国内・海外出張旅費に関する調査」によると、国内出張における日当の平均支給額は以下の通りです。
日帰り出張：部長クラスで2,666円、一般社員で2,094円
宿泊を伴う出張：部長クラスで2,900円、一般社員で2,355円
多くの企業では、責任の範囲や業務内容の違いを考慮し、役職に応じて支給額に差を設けています。
例えば、社長や役員は一般社員よりも高い金額が設定される傾向にありますが、その差が社会通念を逸脱しない範囲（例えば一般社員の1.2〜1.3倍程度）に収めるのが一般的です。
1万円を超えるような高額な日当は、税務調査で否認されるリスクが高まるため注意が必要です。
国内出張における宿泊費の平均額
宿泊費については、実費精算とする企業と、定額を支給する企業があります。
産労総合研究所の「2023年度国内・海外出張旅費に関する調査」によれば、全地域一律で定額支給する場合の国内宿泊料の相場は8,606円でした。
役職別の目安としては、部長クラスで9,000円〜15,000円、一般社員で8,000円〜10,000円程度が一般的です。
ただし、都市部と地方では宿泊施設の価格帯が異なるため、地域ごとに上限額を変えるなどの工夫も有効な手段となります。
海外出張における日当の平均額（地域・役職別）
海外出張の日当は、渡航先の物価や治安などを考慮して、国内出張よりも高く設定されるのが一般的です。
産労総合研究所の同調査によると、役職や地域によって金額は異なりますが、目安として以下の範囲で設定されることが多いです。
北米地域：部長クラス6,000円台、一般社員5,000円台
中国地域：部長クラス5,000円台、一般社員4,000円台
ヨーロッパ地域：部長クラス6,000円台、一般社員5,000円台
このように、同じ役職でも地域によって支給額に差を設けるのが妥当な範囲とされています。
為替レートの変動も考慮し、定期的に金額を見直すことが望ましいでしょう。
税務調査で否認されない！出張手当制度を導入する3つの手順
出張手当制度を適切に導入し、税務上のメリットを確実に享受するためには、正しい手順を踏むことが重要です。
特に、客観的な支給根拠となる出張旅費規程の作成は不可欠です。
ここでは、税務調査で指摘を受けないための出張手当制度の導入手順を3つのステップに分けて解説します。
これらのルールと注意点を守り、計画的に設定・運用することが、制度を成功させる鍵となります。
制度を運用する上では、いくつかの注意点も理解しておく必要があります。
ステップ1：出張旅費規程を作成し、支給基準を具体的に定める
最初のステップは、出張手当制度の根幹となる「出張旅費規程」の作成です。
この規程には、以下の内容を具体的に設定し、明記する必要があります。
目的：規程を定める目的
適用範囲：正社員、契約社員など、対象となる従業員の範囲
出張の定義：日帰り出張や宿泊出張の基準（移動距離、時間など）
手当の種類と金額：日当、宿泊費、交通費などの基準額を役職や地域別に設定
手続き：出張申請から経費精算までの具体的なルールやフロー
その他：早朝・深夜勤務の扱い、長期出張の場合の減額規定など
この規定を作成することで、手当支給の客観的な基準が確立されます。
ステップ2：完成した規程と申請・精算フローを全従業員に周知する
出張旅費規程が完成したら、次のステップとして全従業員にその内容を周知徹底させます。
せっかく明確なルールを定めても、従業員がそれを知らず、古い方法で申請・精算を行っては意味がありません。
説明会を開いたり、社内ポータルに規程を掲載したりして、出張手当制度の目的、具体的な申請方法、精算フローを全員が理解できるようにします。
これにより、経理部門の問い合わせ対応の負担が減り、スムーズな運用が可能になります。
ステップ3：規程に基づいて運用を開始し、出張報告書などを保管する
最後のステップは、作成した規程に基づいた実際の運用開始です。
従業員からの出張申請を承認し、出張後には「出張報告書（出張復命書）」を提出してもらいます。
この報告書には、出張の目的、期間、訪問先、業務内容などを記録させ、精算書とともに保管します。
これらの書類は、出張が業務上必要であったことを証明する客観的な根拠となり、税務調査の際に非常に重要です。
経理処理では、出張手当や実費精算した経費を「旅費交通費」の勘定科目で仕訳します。
出張手当を運用する上で知っておきたい注意点
出張手当制度はメリットが大きい一方で、運用方法を誤ると税務上のリスクを伴います。
特に注意すべきなのは、手当の金額設定と、出張の事実を証明する記録の管理です。
これらを疎かにすると、手当が給与と見なされて課税されたり、経費として認められなかったりする可能性があります。
メリットを最大限に活かすためにも、以下の注意点を正しく理解しておくことが重要です。
これらのポイントを踏まえ、よくある質問についても確認していきましょう。
あまりに高額な手当は給与とみなされ課税対象になるリスク
出張手当の金額を設定する上での最大の注意点は、社会通念上の妥当な範囲を超えるほど高額にしないことです。
前述の相場から著しく乖離した金額を設定した場合、その超過分は実質的な給与や役員報酬とみなされ、所得税の課税対象となるリスクがあります。
特に、役員に対してのみ高額な手当を支給するようなケースは、税務署から利益供与と判断されやすくなります。
金額の妥当性を客観的に説明できるよう、同業他社の水準などを参考に、根拠のある範囲で設定することが重要です。
税務調査で指摘されないための適切な記録と管理の重要性
税務調査で出張手当が否認される事態を避けるためには、出張の事実を証明する客観的な根拠をきちんと記録・管理しておくことが不可欠です。
注意点として、出張旅費規程を整備するだけでは不十分であり、その規程通りに運用されている実態を示す必要があります。
具体的には、「出張命令書」「出張報告書」「交通機関や宿泊施設の領収書」などをセットで保管し、いつ、誰が、どこへ、何の目的で出張したのかを明確に証明できるようにしておきます。
これらの根拠がなければ、架空出張を疑われ、損金として認められない可能性があります。
出張手当に関するよくある質問
出張手当制度を運用していると、さまざまな疑問が生じることがあります。
例えば、金額の上限や日帰り出張での支給の可否、そもそも支給する法的な義務があるのか、といった点です。
ここでは、実務上よく寄せられる質問について、簡潔に回答します。
出張手当の金額に法律で定められた上限はありますか？高すぎるとどうなりますか？
出張手当の金額に法律で定められた上限額はありません。
しかし、社会通念を逸脱するほど高額な場合は、その妥当性が認められず、実質的な給与とみなされて課税対象となる可能性があります。
金額を設定する際は、同業他社や事業規模が同程度の企業の相場を参考に、客観的に妥当と判断される範囲内に収めることが重要です。
日帰りの出張でも出張手当を支給することは可能ですか？
日帰りの出張でも出張手当を支給することは可能です。
実際に多くの企業が日帰り出張を対象に手当を支給しています。
ただし、そのためには「出張旅費規程」において、日帰り出張の定義（例：勤務地から片道100km以上の移動を伴う業務など）と、その場合の支給額を明確に定めておく必要があります。
規程に定めがあれば、宿泊を伴わない業務でも問題なく支給できます。
出張手当は法律で義務付けられており、必ず支給しなければならないのでしょうか？
出張手当の支給は、法律で定められた義務ではありません。
あくまで企業が任意で設ける福利厚生の一環です。
そのため、支給するかどうか、また支給する場合の金額やルールは、各企業が自由に決めることができます。
労働の対価である賃金や報酬とは異なるため、就業規則や出張旅費規程に定めがない限り、会社に支払い義務は生じません。
Summary
出張手当は、交通費や宿泊費とは別に、出張中の食事代や雑費を補填する目的で支給される手当です。
この出張手当制度を適切に導入・運用することで、会社側は損金算入による法人税の節税や社会保険料の負担軽減、従業員側は所得が非課税となることによる手取り額の増加という、双方にとって大きなメリットが生まれます。
この非課税メリットを享受するためには、出張旅費規程を整備し、社会通念上妥当な金額を設定した上で、規程通りに運用することが不可欠です。
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