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紙文化から脱却できない会社がまず捨てるべき3つの業務
多くの企業が「紙を減らしたい」「デジタル化したい」と口にする一方で、実際には紙の書類がデスクに積み上がり続けています。
なぜ脱却できないのか──その多くは、“捨てるべき紙業務”を捨てずに抱え続けていることにあります。
本記事では、まず最初に手放すべき 「紙による3つのムダ業務」 を解説します。
目次
印刷・押印が前提になっている申請フロー
まだこんなフローが残っていませんか？
- 申請書を印刷
- 手書きで記入
- 上司が押印
- 管理部門へ紙で提出
- さらに承認印が増えていく…
このフローは、多くの会社で「昔からの慣習」として残っていますが、
実は生産性を最も下げている紙文化の象徴といえます。
まず捨てるべき理由
- 印刷・押印・持ち回りの時間が膨れ上がる
- 承認漏れや滞留が発生しやすい
- テレワーク・外出中の承認ができない
今はワークフローシステムで簡単に代替できます。
最初に見直すべきは「印鑑のために人が動く仕組み」です。
経費精算の“紙レシート文化
ありがちな光景
- レシートを糊付けして台紙へ貼る
- 手書きで日付・用途を記入
- 紙で提出して承認印
- 会計担当がまた入力し直す…
これらはすべて“紙が前提”だから発生する作業です。
まず捨てるべき理由
- 貼り付けるだけで30分消える
- 二重入力でミスが増える
- 紙が紛失すると精算すらできない
- 月末に申請が集中して業務負荷が爆発する
今は、レシート撮影・自動読み取り・オンライン承認が標準です。
「レシートの糊付け」ほど無意味な紙業務はありません。
契約書・稟議書の紙保管とファイリング
永遠に続く「紙をしまうだけの仕事」
- 契約書を印刷
- 契約者の押印待ち
- 製本
- 紙のファイルへ綴じる
- 倉庫へ保管
- 過去の契約書は探すのが困難…
紙で保管し続ける限り“しまう仕事”は終わりません。
まず捨てるべき理由
- 探すのに時間がかかる
- キャビネット・倉庫などの保管コストがかさむ
- 紙は劣化し、紛失リスクも高い
- 電子契約よりも処理が遅く属人化しやすい
電子契約の導入は「紙業務からの卒業」で最も効果が大きい領域です。
Summary
紙文化から脱却するには“捨てる順番”が重要
紙文化から抜け出せない会社ほど、
「全部を一気にデジタル化しよう」として挫折します。
まずは次の3つから手をつけるのが最短ルートです。
- 印刷＆押印が前提の申請フロー
- レシート糊付けの経費精算
- 契約書の紙保管・ファイリング
これらは コスト・手間・ミス・時間ロスが膨れ上がる“ムダの温床” です。
一つずつ紙を捨てていくことで、
業務はシンプルになり、管理部門は本来の価値に集中できるようになります。
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